Wanbetalers aanpakken: 5 gevaren die je zeker moet vermijden

Het gebeurt steeds vaker: bedrijven komen in de problemen omdat hun klanten niet tijdig betalen en de facturen blijven aanslepen. ‘Omzet is slechts omzet als de factuur betaald is’, zo luidt een oude wijsheid. Wanbetalers vermijden is wellicht een utopie: ze zullen er altijd zijn en vroeg of laat heb je ze aan je been. Maar je kan wel de gevaren herkennen om het risico en de schade voor je bedrijf zoveel mogelijk te beperken en te voorkomen. Veel hangt af van een goede organisatie en een efficiënt debiteurenbeheer. Ook je ogen openhouden voor je een nieuwe klant binnenhaalt of Graydon raadplegen kan soelaas brengen. Welke 5 gevaren liggen op de loer voor je bedrijf?

• Wanbetalers vermijden: 5 gevaren
• Betalings- en leveringsvoorwaarden niet duidelijk aangeven
• Je klant niet natrekken voor je zaken doet
• Niet direct of persoonlijk genoeg optreden
• Je eigen voorwaarden niet consequent volgen
• Zelf je eisen onderuit halen
• Wat als de bovenstaande tips niet hielpen?

Wanbetalers vermijden: 5 gevaren

In economisch barre tijden hoor je haast elke handelaar erover klagen: het aantal klanten dat niet betaalt stijgt jaar na jaar. Wat je ok doet, een wanbetaler in je klantenbestand is nooit helemaal uit te sluiten.

Je kan echter wel zelf het risico en de gevaren op slechte betalers zoveel inperken. Sommige voorzorgen en praktijken zijn fundamenteel in het debiteurenbeheer van een gezond bedrijf.

Betalings- en leveringsvoorwaarden niet duidelijk aangeven

Algemene voorwaarden

Zorg dat je algemene voorwaarden en je facturen correct en juridisch sluitend zijn opgesteld. Doe hiervoor beroep op een specialist. Best vermeld je de algemene voorwaarden niet alleen op de bestelbon maar ook op de factuur en op de website van je bedrijf.

Kosten

Geef aan dat je nalatigheidsintresten zal aanrekenen als je klant zijn factuur niet op tijd betaalt. Zo zal hij sneller geneigd zijn om zijn verplichtingen na te komen en kan je de schade die je bedrijf door de laattijdige betaling oploopt doorrekenen.

Je mag ook incassokosten aanrekenen. Wettelijk heeft de leverancier recht op een vergoeding van minimum veertig euro voor extra inspanningen bij het innen van de factuur. Om een hogere vergoeding kunnen aanrekenen vermeld je dit best in de algemene voorwaarden.

Klachten beperken

Het is een goed idee om in je algemene voorwaarden ook te vermelden dat je klanten hun klachten maar gedurende een bepaalde periode kunnen indienen. Doe je dit niet, dan zullen sommige wanbetalers op het moment dat je herinneringsbrieven stuurt met valse klachten op de proppen komen om de betaling te kunnen uitstellen.

Je klant niet natrekken voor je zaken doet

Met een nieuwe klant weet je vooraf nooit zeker wie je binnenhaalt en welk vlees je in de kuip hebt. De prospect mag nog zo sympathiek en keurig zijn, uiteindelijk kan blijken dat je met een slechte betaler zit.

Graydon raadplegen

Door je te abonneren bij bedrijven als Graydon of Coface Services kan je nagaan of je potentiële klant geen financiële problemen heeft. Indien hij in moeilijkheden zit is de kans dat hij je factuur stipt zal betalen gering. Wanneer je twijfelt aan zijn financiële slagkracht kan je bijvoorbeeld een voorschot vragen of een maximumbedrag per bestelling opleggen.

Raadpleeg de jaarrekeningen van je prospect. Heeft het bedrijf een positief eigen vermogen? Een gezond bedrijf heeft meer inkomsten dan uitgaven. Ga na of de cash flow van het bedrijf positief is. Je bekomt de cash flow door bij de nettowinst van het boekjaar de afschrijvingen op te tellen. Een systematisch negatieve cash flow zonder een verklaring (bijvoorbeeld uitzonderlijk hoge investeringen) kan een bedrijf uiteindelijk failliet laten gaan.

Ook de liquiditeitsratio (‘current ratio’) van het bedrijf geeft een goede indicatie. Graydon vermeldt deze ratio in haar rapport van het bedrijf. Een ratio voor een gezond bedrijf ligt boven de 1,2. Ligt deze op 1 of lager is de kans dat deze klant stipt zal betalen klein. Situeert de ratio zich onder de 0,65 dan kampt het bedrijf zelfs met zeer ernstige liquiditeitsproblemen en bijgevolg haast zeker ook met betalingsproblemen.

Bezoek een prospect ter plaatse

Wanneer je een potentiële nieuwe klant ter plaatse bezoekt voor je met hem een deal afsluit kan je veel leren door goed je ogen en oren open te houden.

Hoe is het gesteld met de infrastructuur en het machinepark van het bedrijf? Is alles nieuw en modern of hopeloos verouderd? Hoe is de sfeer in het bedrijf? Lijkt de zaakvoerder deskundig en ernstig?

Niet direct of persoonlijk genoeg optreden

Debiteurenbeheer

Voor een gezond bedrijf is een systematische en grondige opvolging van de betalingen van de facturen essentieel. Houd de vervaldagen bij in een programma of desnoods manueel in een dossier. Begin al te reageren ongeveer vijf dagen na overschrijding van de betalingstermijn.

Persoonlijke aanpak

Een standaard onpersoonlijke herinneringsbrief werkt niet zo goed. Onderteken altijd persoonlijk de herinneringsbrief. Stuur herinneringsbrieven zodat je een schriftelijk bewijs hebt van de actie die je hebt ondernomen, maar hanteer daarnaast ook een persoonlijke aanpak voor meer kans op succes.

Informeer per mail of telefonisch bij de klant waarom hij niet betaalt. Betwist hij de factuur maar laat hij na te betalen? Of betaalt hij niet omdat hij niet akkoord gaat met de inhoud van de factuur?

Stilzwijgende aanvaarding

Direct handelen is ook van belang omdat er zoiets bestaat als de ‘stilzwijgende aanvaarding’. Wanneer je de klant voortdurend toelaat om te laat te betalen, zonder veel protest of herinneringsbrieven van jouw kant, kan een rechtbank dit zien alsof je stilzwijgend met de laattijdige betaling akkoord gaat. Los daarvan breng je jezelf in een zwakke positie en maak je het jezelf op die manier extra moeilijk om bij een volgende factuur wel een stipte betaling te eisen.

Indien je vaststelt dat de klant niet reageert op je mails of telefonische oproepen stuur je best direct een aangetekend schrijven. Zet de leveringen intussen alvast stop.

Je eigen voorwaarden niet consequent volgen

Wanneer je algemene voorwaarden vermelden dat je op een laattijdige betaling intresten zal aanrekenen doe dit dan ook systematisch. Je leidt een bedrijf, geen liefdadigheidsinstelling.

Indien je ‘je goed hart wil laten zien’, enkel blij bent met de hoofdsom en de intresten kwijtscheldt zal je klant sneller geneigd zijn om volgende keer opnieuw te laat te betalen. Hij weet dan immers dat hij bij jou niet bang moet zijn voor bijkomende intresten.

Zelf je eisen onderuit halen

Stuur geen brieven met vermeldingen als ‘eerste herinnering’ of ‘eerste rappel’. De boodschap die je op die manier geeft is dat je klant nog wel even tijd heeft, want dat er nog herinneringen zullen volgen. Je stelt een eis maar tegelijk haal je die al meteen zelf onderuit.

Wees kordaat en duidelijk, maar dreig nog niet met acties in de eerste brief. Gebruik liever geen negatieve woorden als ‘probleem’ of ‘wanbetaling’.

Het is altijd mogelijk dat je klant de betaling dit keer gewoon uit het oog verloren is. Vermijd om al meteen een slechte verstandhouding met je klant te creëren wanneer dit misschien niet nodig is. Stuur niet meer dan maximaal drie herinneringen.

Wat als de bovenstaande tips niet hielpen?

Hoe hard je ook je best hebt gedaan, soms is het niet te vermijden: je zit met een wanbetaler en bent hem liever kwijt dan rijk. Wat nu?

Incassobureau

Als ook aangetekende brieven niet helpen zal je uiteindelijk beroep moeten doen op een bemiddelaar, een incassobureau of een advocaat.

Afscheid nemen van de wanbetaler

Wanneer je met een klant zit die systematisch niet betaalt is afscheid nemen van de klant soms de beste oplossing. Natuurlijk zal je dit maar kunnen wanneer deze cliënt geen al te groot deel van je omzet genereert.

Een klant die niet begrijpt dat er voor de geleverde diensten betaald moet worden ben je beter kwijt dan rijk omdat hij je cash flow en je bedrijf schade toebrengt. Je bedrijf is geen bank. Of zoals ze in de Verenigde Staten graag zeggen: ‘It’s never too late to say goodbye to your bad clients’.

De tijd die je nu verliest aan het achterna lopen van wanbetalers en probleemklanten kan je rendabeler besteden aan het zoeken en werven van nieuwe en interessantere klanten.

Factoring

Je kan voor de opvolging van je facturen ook een beroep doen op een aanbieder van factoring. Ook bij sommige banken kan je hiervoor terecht. Een factoringbedrijf doet het debiteurenbeheer in jouw plaats. Dit neemt je veel werk uit handen en kan je veel tijd besparen.

Vaak kan je ook vanwege de factoringmaatschappij een voorschot krijgen op je facturen. Je krijgt dan alvast vijftig of vijfenzeventig procent van je uitgegeven facturen betaald. Ondertussen spoort het bedrijf je klant verder aan tot betaling.

Natuurlijk kost een dergelijke dienst handenvol geld. Het is daarom meestal pas een interessante formule voor bedrijven die reeds een grote klantenportefeuille hebben opgebouwd en een aanzienlijke omzet draaien. Pas dan weegt de kostprijs op tegen de voordelen en wordt factoring een doeltreffend wapen tegen wanbetalers.

Lees verder

• Lening aanvragen voor een bedrijf: waarop let de bank?
• Factoring: wat zijn non recourse en reverse factoring?