Efficiënt omgaan met e-mail

Tegenwoordig krijg je tientallen e-mails per dag. Het gaat de hele dag door en vraagt constant de aandacht. Dit kan ten koste gaan van de productiviteit van een werkdag. Bovendien kan het flinke stress opleveren. Hoog tijd om weer controle te krijgen over de inbox. In dit artikel tips om efficiënt om te gaan met e-mail.

Zet de meldingen uit

Elke keer dat er geluid gemaakt wordt, of wanneer de email notifier zich laat zien, is een afleidingsmoment. Het geeft een vals gevoel van spoed. Bovendien krijgt de e-mail meteen de hoogste prioriteit: deze mail moet nú gelezen worden. Zet daarom alle meldingen die te maken hebben met de mail uit.

Lees op geplande tijden de mail

Handel de e-mail op gezette tijden af. Zet hiervoor ongeveer drie tot vijf momenten per dag vast in de agenda. Begin de dag niet met het lezen van e-mails, voor je het weet bepalen de e-mails die binnen zijn gekomen de planning. Plan de momenten op tijdstippen waarop je het minst creatief bent, bijvoorbeeld na de lunch. Beperk ook de tijd die aan het behandelen van de mail wordt besteed. Plan een periode, bijvoorbeeld een half uur in en laat je in dat half uur niet afleiden door andere zaken. Na het half uur stop je met de e-mail en ga je weer verder met de rest van je planning.

Organiseer je inbox

Zorg ervoor dat de inbox zo leeg mogelijk is. Laat in de inbox alleen mailtjes staan waar nog wat mee moet gebeuren. Ruim de rest op door deze te categoriseren in mappen. Maak hiervoor mappen met logische namen aan waarin de binnengekomen e-mails na behandeling in opgeborgen kunnen worden.

Laat e-mails direct in de juiste mappen terecht komen

Organiseer de e-mails door het gebruik van regels. Stel aan de hand van de ontvanger of het onderwerp van de mail in, in welke map de mail terecht moet komen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer periodiek management rapportages naar je verstuurd worden. Deze kunnen dan rechtstreeks in de juiste map opgeborgen worden. Dit bespaart tijd en helpt met het legen / leeg houden van de inbox.

Handel gelezen e-mails meteen af

Probeer direct na het lezen de e-mail af te handelen. Verwijder de e-mail, beantwoord de e-mail, stuur ze door of berg de e-mail in de juiste map op. Verwijder de e-mail na de behandeling uit de inbox.

Verwijder e-mails

Veel e-mails hoeven niet noodzakelijk bewaard te blijven. Denk bijvoorbeeld aan ontvangstbevestigingen. Ook van lange discussies waar iedereen op iedereen reageert hoeft alleen de laatste e-mail bewaard te blijven. Bewaar alleen e-mails waar belangrijke of contractuele informatie in staat.

Archiveer de inbox

Wanneer er toch teveel mappen zijn, met teveel mails erin, is het handig om de mails in de “cloud’ op schijf te zetten. De e-mails nemen dan niet zoveel ruimte in beslag.

Let op het gebruik van de ontvangstbevestiging

Het gebruik van de ontvangstbevestiging is vaak onnodig, en vervuilt de inbox. Gebruik de ontvangstbevestiging niet standaard, maar gebruik hem alleen bij zeer belangrijke berichten.

Reageer niet op cc-mails

Veel mensen vinden het prettig om veel mensen te informeren door hen in de cc-lijst op te nemen. Al deze mails komen in de inbox binnen, maar er hoeft niet op gereageerd te worden. Om de inbox leeg te houden is het handig om een regel aan te maken die deze mails direct in een cc-map zetten.

Wees kritisch op nieuwsbrieven

Vaak worden er veel nieuwsbrieven ontvangen die nooit gelezen worden. Bekijk elke nieuwsbrief kritisch en schrijf jezelf uit van nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Laat ook de nieuwsbrieven met behulp van een ingestelde regel in de juiste map archiveren.

Maak groepen aan

Vaak worden bepaalde e-mails naar een groep mensen tegelijkertijd verstuurd, denk aan mails met statistieken of periodieke rapportages. Het is dan handig om deze groep mensen in een mail groep te zetten. Geef deze groep dan een goede naam, zoals ‘management team’. Ook bij het terugzoeken van mails is het handig om te zoeken op de naam van de groep.

Maak een goede handtekening

Zet in de handtekening relevante informatie zoals naam, functie, telefoonnummer en werkdagen. Wanneer dit duidelijk onder de mail staat scheelt dit weer mail verkeer, mensen kunnen hier anders naar gaan vragen.

Vul het onderwerp in

Door een kort, maar krachtig onderwerp te kiezen wat de inhoud van het bericht goed weergeeft, is het eenvoudiger om de e-mails te categoriseren. Ook wordt het terugzoeken er eenvoudiger op.

Gebruik bcc

Wanneer meerdere ontvangers ingevuld moeten worden, maar de ontvangers niet mogen zien naar wie de mail nog meer gestuurd is, of wanneer de geadresseerden niet elkaars email adres mogen ontvangen, kan er gebruik gemaakt worden van de bcc. Vul alle e-mail adressen in bij de bcc en zend de mail.