OAT Bestuurlijke informatievoorziening - Inkoop proces

De inkoopfunctie is een belangrijke functie bij de bestuurlijke informatievoorziening. Dit is een artikel met alle ins en outs van het Inkoopproces. Een artikel met alle informatie die een accountant nodig heeft over het inkoopproces!

Inkoop

De inkoopfunctie omvat:

1. Het formuleren van het inkoopbeleid; strategische inkoop
2. Zich oriënteren op mogelijkheden en ontwikkelingen van inkoopmarkten en aangeboden goederen; tactische inkoop
3. Het verwerven van goederen en diensten ten behoeve van het functioneren van een organisatie; operationele inkoop

De stappen zijn volgtijdelijk en kennen daarnaast ook een cyclus. Het beleid en de realisatie dienen elk jaar te worden geëvalueerd en daar valt ook een evaluatie van de leveranciers onder; dit kan leiden tot keuze van nieuwe leveranciers.

De inkoopfunctie is een beschikkende functie degene die de functie invult, verbindt de onderneming met derden.

De functie kan worden uitgeoefend door:

• De directeur of een directielid
• Het hoofd Inkoop, eventueel met meerdere inkopers die bevoegdheid hebben
• Een afdelingshoofd aan wie bevoegdheid is verleend om bepaalde inkopen te doen

De inkoopfunctie bestaat uit routinematig plaatsen van bestelorders, door hevige concurrentie kan er veel afhangen welke prijzen worden bedongen. Bij de internationalisering is het belangrijk om met bijkomende kosten en risico’s rekening te houden (valuta, vervoer, invoer, verzekering). Ook is de kwaliteitszorg een belangrijk facet van de inkoopfunctie.

De bevoegdheid van inkopen is vastgelegd in de taakbeschrijving van de inkoper of het afdelingshoofd, in de instructie kan een afbakening zijn door bijvoorbeeld:

• Welke goederen of diensten mogen worden ingekocht
• Wie geeft initiatief voor inkopen
• Financiële grenzen
• De in acht te nemen richtlijnen en procedures

Bij productie kan er overleg plaatsvinden over de in te kopen goederen, dit vanwege technische specificaties die niet altijd bij de afdeling Inkoop aanwezig zijn.

Inkoop zal moeten beschikken over een documentatiesysteem dat de gegevens bewaart, vastgelegd moeten worden:

• Naam, adres leverancier
• De te leveren artikelen
• Leverings- en betalingscondities
• Ervaringen die zijn opgedaan met de leverancier (vendor rating)
• Het leveranciersdossiernummer (met alle informatie van kortingen, klachten, offertes)

Het inkoopproces

Procesrelaties zijn er onder meer met betrekking tot:

• Verkoopproces; afstemming van het inkoopplan met het verkoopplan
• Productieproces; aanschaffen van niet-voorraadartikelen en dpm
• Magazijnproces; waar ontvangst, keuring, opslag en uitgifte van goederen plaatsvindt
• Financieel administratief proces; inkopen leiden tot bezittingen en verplichtingen
• HRM proces; voor personeelsplanning, personeelsbeheer en personeelszorg

Procesanalyse, het gaat hierbij om de vastlegging van:

1. de procesactiviteiten met de daaraan gerelateerde informatiebehoeften
2. de informatiebehoeften voor het vervullen van de planning- en controlfunctie
3. de informatieverstrekking ten behoeve van gerelateerde processen

Procesanalyse

Activiteiten (rechtopstaand)
Operationele informatiebehoeften (schuingedrukt)

Bestelling

1. Impuls of initiatief tot inkopen

• Ontvangen van interne bestelaanvragen
• Het controleren van bevoegdheid aanvrager + budgetruimte

2. Offertes aanvragen

• Maken keuze uit te nodigen leveranciers
• Opmaken, verzenden en registreren offerteaanvragen
• Bewaken van sluitingsdatum
• Beoordelen van ontvangen offertes en maken keuze

3. Het bestellen

• Aanvullen bestelaanvragen met leveranciergegevens
• Opmaken, verzenden en vastleggen bestelorders
• Bewaken tijdige ontvangst goederen

Goederenontvangst

4. Goederenontvangst

• Controleren van de aflevering op juistheid (cf. bestelorder)
• Verzorgen van ontvangstmeldingen

5. Retourzendingen

• Het opnemen van contact met afdeling inkoop onjuistheid
• Uitvoeren van retourzending goederen

Factuurafhandeling

6. Ontvangst factuur

• Registreren ontvangst inkoopfactuur
• Het controleren van factuur op juistheid

7. Registratie factuur

• Vastleggen van goedgekeurde inkoopfacturen

8. Betaalbaarstelling

• Vervaardigen van betalingsopdrachten op vervaldata
• Tekenen betalingsopdrachten door procuratiehouder
• Registreren van betaalbaar gestelde facturen

Ad. 1. Impuls of initiatief tot inkopen
Impuls kan afkomstig zijn van:

• Het geautomatiseerde systeem; voorraadbeheersingssysteem
• Chef Bedrijfsbureau/ hoofd Productie; voor specifieke orders
• Afdelingschefs; benodigdheden voor vervullen van functie
• De inkoper zelf

De vorm van het impuls kan zijn:

• Voorraadartikelen; artikelen die het bestelniveau hebben bereikt
• Materialen, grondstoffen e.d.; interne bestelorder via geautomatiseerd systeem
• Overige artikelen; aanvraagbon van hoofd betreffende afdeling

Op de inkoopafdeling is een autorisatietabel nodig; hierin kan Inkoop raadplegen of de functionaris bevoegd is om de inkopen te doen. In de tabel moeten de namen staan van de functionarissen, in welke categorie ze mogen inkopen en de parafen (ter controle). De tabel moet up to date zijn en ondertekend zijn door de directie.

Ad. 2. Offertes aanvragen
Bij inkoop met contracten zijn de leveranciers bekend, wanneer er geen contracten zijn dan vraagt een onderneming offertes aan.

De behandeling is als volgt:

• Via leveranciersdocumentatie worden leveranciers uitgezocht (3 à 4)
• Offerteaanvraag met gegevens in te kopen goederen, prijs- en betalingscondities, uiterste datum inleveren offerte
• Gegevens worden ingebracht in offertebestand, opgenomen gegevens worden opgeslagen
• Ontvangen offertes worden ongeopend op het directiesecretariaat bewaard tot sluitingsdatum
• Na sluitingsdatum wordt door hoofd Inkoop (met twee functionarissen) de offertes geopend. Op grond van de condities wordt beslist bij welke leverancier de inkooporder zal worden geplaatst. Vermelding in offertebestand de beslissing en motivatie daarvan

Ad. 3. Het bestellen
Bestelorders worden aangemaakt en verstuurd op briefpapier organisatie naar leverancier. Bestelformulieren moeten doorlopend zijn genummerd, zijn gedateerd, zijn ondertekend door bevoegde functionaris en indien mogelijk verwijzen naar offerte.

Het origineel en een kopie van de bestelorder worden gestuurd naar de leverancier, de leverancier tekent de kopie en stuurt het terug of bevestigt dit aan de te verzenden factuur.

Bij bestellingen moeten worden geïnformeerd:

• De portier; zodat hij weet welke leverancier op welke dag goederen komt leveren
• De magazijnmeester; zodat hij weet welke goederen en welke hoeveelheden hij kan verwachten
• De betrokken aanvrager; indien hij dat wenst

Inkoopcontracten hebben meestal betrekking op grote partijen goederen, van belang is het of per soort artikel of per partij wordt ingekocht. Inkoopcontracten kunnen worden ingedeeld in:

• Afroepcontracten; overeenkomst vaste hoeveelheid, vaste kwaliteit, vaste prijs en binnen een bepaalde periode afgenomen worden
• Afnamecontracten; inkoper verplicht zich tot afname van de door de leverancier aangeboden hoeveelheden tegen een vaste of variabele prijs per kwaliteitseenheid
• Oogstcontracten; overeenkomt dat toekomstige oogst tegen een vooraf gestelde prijs zal worden afgenomen, grote onzekerheid hoeveelheid en kwaliteit
• Raamcontracten; afspraken maken met mogelijke leveranciers over condities waartegen goederen of diensten zullen worden ingekocht, geen verbintenis

Contracten worden vastgelegd op doorlopend genummerde contractformulieren en worden ondertekend door bevoegde functionaris. De contracten worden bewaard door bijv. hoofd Inkoop. Gegevens die vastgelegd worden zijn:

• Contract; nummer, datum, looptijd
• Artikelen; code, omschrijving, hoeveelheid, magazijnprijs, contractprijs (en voor afroepcontracten: afgeroepen en contractpositie (nog af te roepen)

Oogstcontracten: inkoper zal een schatting moeten maken van de oogst, zowel hoeveelheden als kwaliteit. De schattingen moeten worden vastgelegd in een contractenbestand om achteraf te kijken welke afwijkingen zich hebben voorgedaan. Meestal wordt tijdens het groeiproces een nieuwe schatting gemaakt die ook wordt opgenomen in het bestand.
De afwijkingen bij oogstcontracten worden als inkoopresultaat aangemerkt.

Ad. 4. Goederenontvangst (magazijnproces)
Functionarissen van de afdeling Inkoop zullen zich ervan moeten overtuigen dat de bestelorders door de leveranciers juist worden uitgevoerd. Daarvoor zullen ze moeten controleren

• Of de goederen tijdig worden ontvangen
• Of de juiste goederen, juiste aantal en de gewenste kwaliteit wordt geleverd

De portier kan zien welke te verwachte zendingen binnen zullen komen. Zo kan hij nagaan of de af te leveren goederen inderdaad zijn besteld. Mochten goederen niet voorkomen op het overzicht zal hij contact opnemen met de afdeling inkoop. De portier controleert het aantal collie met wat op de vrachtbrief staat vermeld. Is het goedgekeurd dan gaat een eerste ontvangstmelding naar Inkoop.

De magazijnmeester wordt geïnformeerd door dag/weekoverzichten welke artikelen hij kan binnen krijgen. Zo kan hij werkzaamheden in het magazijn inplannen. Bij aankomst controleert hij goederen conform bestelopdracht (hoeveelheid en kwaliteit). Een magazijnbediende verwerkt de ontvangstmelding in het systeem. De statuscode wijzigt van te ontvangen in voorraad.
 
Ad. 5. Retourzendingen
Als de magazijnmeester een afwijking constateert tussen bestelling en aflevering zal hij de afdeling Inkoop hierover moeten informeren. De inkoper zal:

• Laten retourneren wat te veel is ontvangen of van onvoldoende kwaliteit
• Leverancier wordt schriftelijk of telefonisch geïnformeerd over de retourzending
• Er wordt een creditnota gevraagd
• Reclameren al er te weinig is geleverd
• Hiervoor wordt een retourbon gemaakt door hoofd Inkoop
• De magazijnmeester draagt de goederen af aan Expeditie

Ad. 6/7. Factuurontvangst
Van belang is dat inkoopfacturen op één plaats in de onderneming worden ontvangen. Meestal wordt het ontvangen op de financiele administratie die de factuur vastlegt in het factuurregister. Als eerste wordt gekeken of het rechtmatig is en inhoudelijk juist. Dus controle met de bestelorders en een juiste berekening van het factuurbedrag.

Op de crediteurenadministratie wordt het bestelordernummer ingetoetst en hieraan wordt de factuur gecontroleerd. Zijn de gegevens gelijk? Dan mag worden aangenomen dat de factuur rechtmatig is ingediend.

Ingevoerd wordt:

• Het factuur goederenbedrag; systeem controleert of het overeenkomt met bestelorder bestand; klopt het niet? Dan een automatische melding op het scherm
• Op de factuur in rekening gebrachte bijkomende kosten
• Factuurbedrag wordt door programma rechtstreeks verwerkt in grootboekbestand (rekening te ontvangen facturen)
• Programma wijzigt in bestelbestand de statuscode van goederen ontvangen in factuur ontvangen
• Programma brengt factuurgegevens naar crediteurenbestand en vult bij met de datum van de betaalbaarstelling en de statuscode (factuur goedgekeurd)
• Programma telt het factuur goederenbedrag cumulatief bij in het crediteurenbestand om informatie te kunnen verstrekken en eventuele bonificatie op juistheid te kunnen beoordelen

Bij facturering in vreemde valuta is er een koersrisico. In het crediteurenbestand worden zowel de betreffende muntsoort als in euro’s (omgerekend tegen dagkoers) vermeld.

Ad. 8. Betaalbaarstelling facturen
Systeem vervaardigt een lijst van te betalen facturen. Op deze lijst staat het totaal facturen, het totaalbedrag en de liquiditeitslimiet. De statuscode wijzigt in factuur betaalbaar gesteld. Een betaaltape wordt aangemaakt en een geleide- en opdrachtbrief wordt voor de bank vervaardigd.

De opdracht dient te worden ondertekend door de procuratiehouder (hoofd Administratie, financieel directeur). De limieten worden in een competentietabel vastgelegd. De procuratiehouder moet ik verzekeren van de juistheid en volledigheid van de betaaltape. Dit kan door het laten opnemen van controletotalen.

Het inkoopsysteem

Controleaspecten

De te treffen controlemaatregelen zijn gericht op het verkrijgen van zekerheid ten aanzien van:

• De bevoegdheid van de aanvrager of inkoper tot het doen van de bestelling
• De bevoegdheid van de inkoper om gebruik te maken van het gegevensverwerkend systeem
• De juistheid en volledigheid van het invoeren van de bestelgegevens
• De integriteit van het bestelbestand

De verbandscontroles die worden gemaakt zijn:

• Bijboeking hoeveelheid besteld = grootboek bijboeking aangegane verplichtingen
• Hoeveelheid besteld + Bedrag besteld = Totaal hoeveelheid besteld + Totaal bedrag besteld
• Totaal hoeveelheid besteld = totaal van bestelde hoeveelheden in artikelbestand
• Totaal bedrag besteld = grootboekrekening aangegane verplichtingen
• Afboeking bestelde hoeveelheid = Bijboeking voorraad
• Afboeking aangegane verplichtingen = Bijboeking rekening te ontvangen facturen

De controledoelstellingen

Het vaststellen

• Dat de ontvangen goederen volledig zijn verantwoord
• Dat de inkopen correct zijn afgegrensd (tijdigheid)
• Dat de verantwoorde inkoopkosten aanvaardbaar zijn
• Dat de inkoopkosten juist zijn gerubriceerd
• Dat de crediteuren volledig zijn verantwoord

Organisatiebeoordeling

Beoordeling van inkopen

• Is er een afzonderlijke inkoopafdeling?
• Is de inkoopfunctie gescheiden met bewaarfunctie, verkoopfunctie en administratie?
• Is er een secundaire functiescheiding tussen inkoop, factuurcontrole, betaling?
• Bevoegdheden inkoopafdeling gelimiteerd en schriftelijk vastgelegd?
• Periodiek aanvraag offertes bij andere leveranciers?
• Bewaking voortgaan offertes/ inkooporders
• Reactie op afwijkingen in kwaliteit of kwantiteit?
• Waarborg volledig en tijdige ontvangst creditnota’s?
• Waarborg ontvangst bonussen?
• Worden inkoopcontracten ondertekend?
• Wordt van langlopende inkoopverplichtingen een positie adm. bijgehouden?
• Zijn er limieten aan economische voorraadposities en worden ze bewaakt?
• Zijn de valutarisico’s voldoende afgedekt?

Beoordeling van crediteuren

• Functiescheiding tussen crediteurenadministratie, inkopen, goederenontvangst, betaling en aanmaning?
• Worden inkoopfacturen direct na ontvangst ingeschreven in een ontvangen facturen reg?
• Wordt gecontroleerd of alle ontvangen facturen in register in de cred.adm. zijn verantwoord?
• Periodieke afsluiting crediteurenadministratie met grootboek? Verklaring verschillen?

Beoordeling van administratie

• Afstemming ontvangen facturen met bestelling en ontvangstrapporten en op rek juistheid?
• Richtlijnen over de verrekening van kwaliteits- en/of kwantiteitsverschillen?
• Periodieke analyse rekening prijsverschillen?
• Worden interne rekenprijzen tijdig aangepast aan prijswijzigingen?
• Regelmatige analyse nog te ontvangen facturen?
• Periodiek verzending saldobevestigingen aan belangrijke leveranciers?
• Aparte grootboekrekening voor diverse soorten inkopen?
• Periodieke aansluiting tussen inkoopfacturen, inkoopjournalen en boeking in het grootboek?

Beoordeling van betalingen

• FS tussen beschikkende bevoegdheid van geldmiddelen en bewarende/registrerende?
• FS tussen de inkoop, goederenontvangst, crediteurenadministratie en aanmaning?
• Zijn er schriftelijke limieten gesteld en is hier controle op?
• Worden alle betalingen verricht door procuratiehouder?
• Controleert procuratiehouder het met de onderliggende documenten?
• Worden alleen originele documenten getekend? Voorkoming dubbele betaling.
• Is de parafenlijst up-to-date?
• Zijn de procuratiehouders bekend bij de huisbankiers?

Cijferbeoordelingen die worden gemaakt

Beoordeling ontwikkelingen in relatie met voorgaand jaar en de inkoopbegroting:

• Inkopen per soort in verhouding tot de voorraden en bedrijfsdrukte
• Onderlinge verhouding tussen diverse soorten inkopen
• Ontwikkeling van de inkoopprijzen ten opzichte van de marktprijzen
• Inkopen in verhouding met bijkomende kosten
• Verloop van opvallende posten in rekening prijsverschillen/ koersverschillen
• Ontvangen inkoopbonussen in relatie tot de inkopen

Verbandscontroles die worden gehouden

Vaststellen dat intern periodiek de volgende verbanden worden gelegd, herhaald, gespreid over de controleperiode, mede der toetsing van de AO/IC:

• Inkopen = Ingang KVA +/- prijsverschillen = Ingang crediteuren
• Uitgang crediteuren = Uitgaande geldbeweging

Met gebruik TOF (te ontvangen facturen) bestand:

• Ingang KVA = Ingang nog te ontvangen facturen
• Afboeking nog TOF +/- prijsverschillen = Ingang crediteuren
• Uitgang crediteuren = Uitgang geldbeweging

Verbandscontrole extra bij Inkoopcontracten:

• Beginstand contractenregister + nieuwe contracten – eindstand contractenregister = afboeking contractenregister = afroep in aantallen (per artikelsoort)
• Afroep in aantallen x contractprijs = Ingang KVA +/- prijsverschillen

Detailcontrole:
Voortgezette controle op de crediteuren. Hebben ze betrekking op de controleperiode?

Specifieke controles voor het inkoopproces

• Ontvangen bonussen/ kortingen; bonussen in het contractenregister
• Inkopen in vreemde valuta; zorgen voor juiste koers op balansdatum
• Inkoop van natuurproducten in partij-administratie
• Fluctuerende inkoopprijzen; detailcontrole tijdige verantwoording, juistheid prijzen
• Officiële marktnotering; toetsen per balansdatum en verloop prijzen in nieuwe jaar
• Tussentijdse aanpassing vvp’s; herwaardering voorraad en aanpassing kp calculaties
• Beperkt aantal leveranciers; opvragen saldobevestigingen