OAT Bestuurlijke Informatievoorziening - het R&D proces

Door de snelle ontwikkelingen binnen organisaties krijgt men veel te maken met research en development. De vraag is hoe kun je nieuwe producten ontwikkelen, maar hoe lopen de kosten niet uit de hand? Voor de accountant in wording een handleiding voor het controleren van het R&D proces.

Research en development

De reden voor dit proces is dat door de verhoogde concurrentie zijn bedrijven meer genoodzaakt om te investeren in nieuwe plannen. De uitgaven zijn op te delen in fundamenteel onderzoek (gericht op het verkrijgen van nieuwe wetenschappelijke en technische kennis) en toegepast onderzoek (gericht op het ontwikkelen van nieuwe producten).

Bijzondere kenmerken van research en development

1. Creativiteit is belangrijk, daarom hebben deze medewerkers een grote mate van vrijheid nodig
2. Geringe voorspelbaarheid, je weet niet wat je tegen komt dus geen strakke planning en control mogelijk
3. Uitvoering in projecten, onder verantwoordelijkheid van een projectleider en dus moet de informatieverstrekking aan de projectleden goed zijn en de bewaking van de kosten en de voortgang
4. Veel verschillende partijen, bemoeilijking in planning en control omdat veel mensen op de hoogte moeten blijven en er mee moeten gaan werken
5. Veel externe informatie nodig, veel informatie van buitenaf is nodig om nieuwe kennis te vergaren, het kan moeilijk zijn om te bepalen welke informatie nodig is

Fasen in R&D projecten

Projectvoorstel; meestal vanaf afdeling Verkoop, zij hebben contact met de afnemers. Voorstel wordt ingediend bij hoofd R&D en die beoordeelt uitvoerbaarheid, benodigde tijd en mankracht en legt het voor aan de researchcommissie, deze keurt het project goed of af en stelt bij goedkeuring het projectteam samen en maakt de planning en kostenbudget.

Voorstudie; projectgroep verzamelt benodigde informatie samen met afdeling Verkoop. Met afdeling Productie wordt informatie verzamelt over technologische ontwikkelingen e.d. Ideeën worden gemaakt die aansluiten bij de krachten van de organisatie. Resultaten voorstudie worden voorgelegd aan researchcommissie; deze geeft de opdracht om de ideeën uit te werken.

Eigenlijk productontwerp; concepten worden gemaakt en aan de researchcommissie voorgelegd, deze zal ze beoordelen en kiezen. De uitgekozen projecten worden gedetailleerd uitgewerkt. Na goedkeuring researchcommissie wordt een prototype gemaakt voor tests. Door afdeling Productie wordt standaardkostprijs vastgesteld en door Verkoop een marketingplan gemaakt en raming omzet en brutowinst van de nieuwe producten.

Goedkeuring directie; met alle verzamelde informatie zal de directie een definitieve beslissing nemen over het op de markt brengen van de nieuwe producten. Met name steun op de break-even analyse.

Informatiebehoeften

Benodigde informatievoorziening van buiten de organisatie:

• Informatie over afnemers; deels bij afdeling Verkoop, op internet of eigen marktonderzoek
• Informatie over concurrenten; door afdeling Verkoop door raadplegen sites en catalogussen
• Informatie over leveranciers; informatie nodig over materialen en onderdelen door afd. Inkoop
• Technologische informatie; door afdeling Productie, alle technologische ontwikkelingen
• Wetten en regels; raadpleging wetten en overheidsvoorschriften producten, regels EU

Interne informatie:

• Projectleden moeten naast informatie over eigen projecten ook toegang hebben tot informatie van soortgelijke projecten, zoals informatie over vergaderverslagen, planningen, kostenbudgetten, voortgangsgegevens, concepten

Control op R&D activiteiten

Bedrijven die R&D activiteiten hebben zullen moeten vaststellen wel bedrag ze willen gebruiken hiervoor. Meestal worden de volgende methoden gebruikt:

• Percentage van de omzet
• Percentage van de winst
• Baseren op uitgaven in het verleden
• Baseren op uitgaven van concurrenten
• Baseren op concrete projecten
• Afsluiten contracten met business units

Bewaking van R&D projecten

Inleiding:

• Projectvoorstel beoordeelt door researchcommissie
• Goedkeuring een tijdsplanning en kostenbudget
• Bewaking door vergelijking van voortgang van werkzaamheden met projectplanning en door vergelijking van kosten met het budget
• Bewaking aan de hand van mondelinge informatie van de projectleider (goed vertrouwen)

Kostenbewaking

1. Registratie kosten en voorgang:

• Leden projectgroep registreren uren in dag- of weekrapporten
• Administratie boekt aan de hand van de rapporten de bestede uren plus geldende uurtarieven op de projecten
• Bij overige kosten geven projectleiders op factuur aan ten behoeve van welk project het is, zodat administratie de kosten op de projecten kan boeken
• Voortgangsgegevens nodig om het toegestane deel van het projectbudget te kunnen bepalen

2. Bewaking kosten

• De fin. adm. berekent per project de toegestane kosten en vergelijkt deze met de geregistreerde projectkosten en analyseert de verschillen
• Overzichten gaan naar projectleiders en researchcommissie
• Overzichten worden gebruikt bij periodieke besprekingen van de projecten met de leiders

De volgende controles worden nog gedaan:

• Projectleiders controleren dag- en weekrapporten om de juiste urenregistratie
• Ook ontvangen facturen worden door projectleiders op juistheid gecontroleerd
• Administratie controleert geregistreerde tijdsbesteding op volledigheid door te kijken of medewerkers alle rapporten hebben ingeleverd
• Bewaking voorgang door projectleiders door te vergelijking met planning, beoordeling kwaliteit en andere resultaten, zo nodig maatregelen ter verbetering nemen
• Bewaking voortgang en resultaten van R&D projecten door researchcommissie aan de hand van ontvangen rapporten en besprekingen met de projectleider
• Na het op de markt brengen van de producten vindt de afsluitende beoordeling plaats, kijken naar consumentenonderzoeken en de terugverdienperiode

Bewaking van de kosten en prestaties van de afdeling R&D

Naast de projecten moet ook de gehele afdeling bewaakt worden op kosten en prestaties. Bewaking van kosten vindt plaats door financiele administratie, deze vergelijkt de afdelingskosten met het afdelingsbudget en analyseert de verschillen
Overzichten worden vanaf financiele administratie gestuurd naar hoofd R&D en naar de directie. Gebruikt voor de bewaking kunnen worden prestatie indicatoren zoals: omzet nieuwe producten en bruto winst nieuwe producten (in relatie met ontwikkelkosten), omzet nieuwe producten als % van de totale omzet, aantal verkregen patenten, licenties en octrooien, aantal nieuwe producten, gem. terugverdientijd producten.