OAT Risicoanalyse processen

Risicoanalyse is belangrijk voor zowel organisaties als accountants. Een risicoanalyse opstellen is wel lastig, want waar zitten overal risico's in? Hierbij de risico's die te vinden zijn in een aantal processen van ondernemingen. Met name handig voor de Overall Toets Accountancy.

Risicoanalyses

Een risico analyse kun je voor elk proces in je onderneming houden. Hierbij processen met de bijbehorende maatregelen. De processen zijn gewoon weergegeven en de te nemen maatregelen cursief gedrukt. In elk proces binnen een organisatie bevinden zich risico's. De risico's kan je ontdekken door regelmatig een casus te doen en je daarin trainen. Let er op dat onderstaande risico's voorbeelden zijn die te onderkennen zijn binnen processen. Er kunnen veel meer risico's zijn.

Opbrengsten

Sleepgevaar kasgeld; onvolledig/ te laat afdragen kasgeld bij de bank
Functiescheiding (hierna Fs) verkoper, bedrijfsleider en administatie; richtlijnen voor kasopmaak en storting; controle door administratie op tijdigheid en volledigheid kasafdrachten

Verschuivingsgevaar in opbrengstverantwoording tussen prijsverschillen
Verbandscontroles (hierna: VBC’s) maken: maximale capaciteit minus leegstand= soll positie; koppelingen maken in het bestand dat systeem automatisch goede prijzen pakt

Crediteuren ontvangen kortingen; verantwoorde korting is onjuist
Onderscheid maken in debiteuren administratie naar verschillende soorten debiteuren en daar de bijbehorende kortingen aan koppelen

Verkoop met hoge kortingen; verschuivingsgevaar in opbrengstverantwoording van normale verkoop naar hoge kortingen Richtlijnen directie wanneer met hoge korting verkocht mag worden, autorisatie procedure vooraf aan de transactie

Bonusregelingen bij crediteuren; op balansdatum is bonusregeling onvolledig als schuld opgenomen
Bijhouden cumulatieve omzet per crediteur, fs bij registratie berekening en uitbetaling

Wel entreegeld betalen maar geen kaartje ontvangen; opbrengsten buiten verantwoording
Fs verkoop en controle bezit kaartjes; na controle kaarten zorgen voor een vernietigingsprocedure (afscheuren, knip in de kaart)

Verkopen afrekenen zonder inname van munten
Relatie goederenbeweging verkoop drank en ingenomen munten; oogtoezicht bedrijfsleider

Verkoop van drank buiten de aanbieding verantwoorden als aanbieding
Richtlijn hoe te handelen bij aanbiedingen; oogtoezicht bedrijfsleider

Gratis gebruik aan eigen personeel verantwoorden terwijl het is verkocht aan bezoekers
Richtlijn eigen gebruik, registratie door personeel, controle achteraf door administratie op procedure

Lage bezettingsgraad in een seizoen; onvolledige opbrengstverantwoording door te hoog voorstellen leegstand
Periodieke juistheidscontrole van leegstand; rapportage bezettingen per periode; analyse bezetting tov begroting, voorgaand jaar en perioden onderling

Vergoeding aan crediteuren is afhankelijk van factoren; factoren te hoog voorgesteld waardoor vergoeding te hoog is
Monsters nemen, laboratorium laten analyseren

Vergoeding aan crediteuren is afhankelijk van de geleverde hoeveelheid; hoeveelheid te hoog voorgesteld en vergoeding te hoog
Hoeveelheid wordt bij legen vastgesteld en geregistreerd

Inkoop

Risico dat gewone leveringen worden verantwoord als spoedbestellingen met toeslag, toeslagen worden onterecht verantwoord
Fs tussen bestelling, goederenontvangst en behandelen inkoopfactuur; let op procedure

Risico dat leveringen hebben plaats gevonden die zonder de kortingen worden verantwoord
Fs tussen bestelling, goederenontvangst en behandelen inkoopfactuur; interne cijferbeoordeling (hierna: CBO) op kortingen

Kosten

Urenregistratie dat er meer gewerkt is dan in werkelijkheid
Fs urenplanning en vaststelling gewerkte uren; inzet prikklok

Bij verschil in leeftijd hogere leeftijd verantwoorden in de urenregistratie, waardoor teveel loon wordt verantwoord
Aanname personeel kopie paspoort bewaren in dossier; fs tussen loonvaststelling en uitbetaling

Verschuivingsgevaar in het verantwoorden van kosten
Fs tussen afsluiten contracten, prestatiemeting en uitbetalen factuur; controle administratie factuur met contract

Kosten activeren/ten laste van resultaten rekening brengen; risico van verschuivingsgevaar
Autorisatie begrotingen door directie, verschillenanalyses uitgaven

Provisies; normale boekingen verantwoord als boekingen via een bureau
Autorisatie directie bij betalingen provisie, periodiek analyses betaalde provisies

Overig

Werken met annuleringsverzekering; risico dat resistutie wegens annulering te hoog wordt voorgesteld; bv geen annulering, geen verzekering, niet voldaan aan voorwaarden
Autorisatie restitutie na toetsing aanvraag met voorwaarden in polis

Verstrekken pasjes voor toegang; risico onvolledigheid opbrengstverantwoording
Gratis passen door bezettingsoverzichten; de rest passanten x aantal passen = soll positie van de te verantwoorden omzet

Ingrijpende aanpassingen; risico waardering te hoog
Registratie voorschriften en verwerking wijzigingen op de begroting

EDI; risico in vertrouwelijkheid, juistheid en volledigheid
Vastleggen verantwoordelijkheden, doen van encryptie tijdens datatransmissie, controle adhv authority profile

Vernietiging producten; risico dat verliezen te hoog worden voorgesteld en opbrengstverantwoording onvolledig is
Vernietiging door twee personen waarvan één in bewarende functie; opstellen protocol met ondertekening beide functionarissen

Verkoop bedorven producten/schade aansprakelijkheid; geen rekening mee gehouden in de jaarrekening
Interne kwaliteitscontrole uitvoeren door het laboratorium

Bij ontwikkeling worden niet goedgekeurde projecten of mislukte projecten in het ohw opgenomen
Periodiek ohw aansluiten met investeringsbegroting, voortgangsrapportage aansluiten met projectplan, analyse verschillen

Niet juist registreren van overuren/ toeslagen verantwoorden voor niet gemaakte overuren
Fs autorisatie en registratie overuren, jobtime = shoptime analyse, CBO tussen werkelijke uren en begrote uren

Inhuren duur personeel, verantwoorden als eigen personeel
Aansluiten met projectbegroting en contracten, CBO

Prijzen die overeengekomen zijn hoger dan dat wordt vastgelegd
Fs afsluiten contracten en facturering

Verschuivingsgevaar ohw dat verliezen niet tijdig genomen worden op projecten
Analyses voorcalculatie en realisatie, nadruk op codering van bestedingen en autorisatie

Betalen in termijnen, sleepgevaar
Fs tussen productie, facturering van termijnen en ontvangsten, controle op volledige facturering termijnen met vervalregister